The Process of Document Translation Certification at the Royal Thai Consulate-General, Sydney
7 January 2028, Bangkok – Document translation and certification are critical processes for individuals needing to use their documents accurately and officially in countries with different languages. For Thai nationals residing in Australia, the Royal Thai Consulate-General in Sydney provides translation certification services for essential documents needed for everyday life and work in the host country. This process involves clear and comprehensive requirements, covering document types, translation standards, required supporting documents, and submission procedures.
The Importance of Certified Translation
Accurate document translation is essential for gaining recognition and acceptance of documents internationally. Government-issued documents such as birth certificates, marriage certificates, name change certificates, and household registration documents are of paramount importance, as they are often used to establish identity, legal rights, and personal status. Certification of translated documents serves as proof that the translated content is accurate, consistent with the original, and free from misrepresentation.
The Royal Thai Consulate-General in Sydney certifies translations between Thai and English for documents issued by Thai or Australian government agencies only. This means that all submitted documents must undergo verification by the issuing authority to ensure their accuracy before they can be processed for certification.
Translation Standards and Key Requirements
A fundamental requirement for translations accepted by the consulate is that they must be complete and accurate, adhering precisely to the original content. Summarizing or omitting information is strictly prohibited. All sections of the original document, including any annotations or amendments, must be translated. For instance, additional notes recorded on the back of a birth certificate, such as a child’s name correction, must also be translated.
For documents translated in Thailand, they must first be certified by the Department of Consular Affairs, Ministry of Foreign Affairs of Thailand, before submission to the Royal Thai Consulate-General in Sydney. If the documents are intended for use by Australian government agencies, it is recommended that the translation be performed by a professional translator accredited by the National Accreditation Authority for Translators and Interpreters Ltd. (NAATI) to enhance the credibility and acceptance of the documents.
Required Documents for Submission
For the certification of Thai-to-English document translations, applicants must provide the original Thai document and the English translation, which must be signed and certified by the translator. Additionally, a copy of the applicant’s national ID card or passport is required. If the original document cannot be presented, a certified copy issued by the relevant government authority and endorsed by the Department of Consular Affairs in Thailand must be submitted.
For English-to-Thai document translations, the process is slightly more complex. The original English document must first be authenticated by the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) in Australia before submission. The applicant must also provide the Thai translation, which must be signed and certified as accurate by a professional translator.
Steps for Submitting Translation Certification Requests
Requests for translation certification can be submitted either in person at the Royal Thai Consulate-General in Sydney or by mail. For in-person submissions, the process begins with completing the required legalization application form, submitting the necessary documents, and paying the certification fee. The processing time typically ranges from 30 minutes to 1 hour, depending on the number of applicants at the time.
For those opting for mail submissions, documents must be sent to the Legalization Section, Royal Thai Consulate-General, Sydney. The package should include all required documents, the certification fee in the form of a Money Order, and a prepaid return envelope addressed to the applicant. It is important to note that the consulate does not take responsibility for documents that are lost or damaged during postal transit.
Precautions and Additional Recommendations
The Royal Thai Consulate-General in Sydney certifies only the signatures and seals of officials from the Department of Consular Affairs or the Department of Foreign Affairs and Trade of Australia. It does not certify the content of the documents. Therefore, applicants should thoroughly review and ensure the accuracy of their translations and all supporting documents before submission. For added assurance, it is recommended to engage a translator certified by NAATI, a widely recognized accreditation body, to handle the translation.
Incomplete or non-compliant submissions can result in delays or rejection of the certification request. Applicants should carefully study and adhere to the consulate’s requirements to ensure a smooth and efficient process.
Conclusion
The certification of document translations at the Royal Thai Consulate-General in Sydney is a vital service for individuals requiring official documents for use in Australia. Preparing complete and compliant documents and following the outlined requirements will help expedite the process. Applicants should prioritize translation quality and engage professional translators to ensure that certified documents can be effectively used in various situations.
About SEAProTI’s certified translators, translation certification providers, and certified interpreters:
The Southeast Asian Association of Professional Translators and Interpreters (SEAProTI) has officially announced the criteria and qualifications for individuals to register as “Certified Translators,” “Translation Certification Providers,” and “Certified Interpreters” under the association’s regulations. These guidelines are detailed in Sections 9 and 10 of the Royal Thai Government Gazette, issued by the Secretariat of the Cabinet under the Office of the Prime Minister of the Kingdom of Thailand, dated July 25, 2024, Volume 141, Part 66 Ng, Page 100.
To read the full publication, visit: the Royal Thai Government Gazette
กระบวนการรับรองคำแปลเอกสารที่สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์
7 มกราคม 2568, กรุงเทพมหานคร – การแปลและรับรองเอกสารเป็นกระบวนการสำคัญสำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานเอกสารอย่างถูกต้องและเป็นทางการในประเทศที่ใช้ภาษาต่างกัน โดยเฉพาะสำหรับชาวไทยที่อาศัยอยู่ในออสเตรเลีย สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์ได้ให้บริการรับรองคำแปลเอกสารที่มีความสำคัญต่อการใช้ชีวิตและการทำงานในประเทศปลายทาง กระบวนการนี้มีข้อกำหนดที่ชัดเจนและครอบคลุมหลายด้าน ทั้งเรื่องประเภทเอกสาร มาตรฐานการแปล เอกสารประกอบ และขั้นตอนการยื่นเรื่อง
ความสำคัญของการรับรองคำแปล
การแปลเอกสารอย่างถูกต้องเป็นหัวใจสำคัญของการใช้เอกสารที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล เอกสารราชการ เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบเปลี่ยนชื่อ และทะเบียนบ้าน เป็นสิ่งที่หน่วยงานต่างประเทศให้ความสำคัญ เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มักใช้ในการพิสูจน์ตัวตน สิทธิทางกฎหมาย และสถานภาพบุคคล ดังนั้น การรับรองคำแปลจึงมีบทบาทในการยืนยันว่าเนื้อหาในเอกสารแปลมีความถูกต้อง ตรงตามต้นฉบับ และไม่มีการบิดเบือนข้อมูล
สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์ รับรองเอกสารที่แปลระหว่างภาษาไทยและภาษาอังกฤษสำหรับเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการของไทยหรือออสเตรเลียเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าเอกสารทุกฉบับต้องผ่านการตรวจสอบจากต้นทางเพื่อรับรองความถูกต้องก่อนที่จะยื่นเรื่องในกระบวนการนี้
มาตรฐานการแปลและข้อกำหนดที่สำคัญ
หนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับการแปลเอกสารที่สถานกงสุลยอมรับคือ การแปลต้องสมบูรณ์และถูกต้องตามเนื้อหาต้นฉบับ ห้ามแปลแบบย่อหรือสรุป การแปลทุกส่วนต้องคงรูปแบบและสาระสำคัญของต้นฉบับ รวมถึงข้อความที่มีการบันทึกหรือแก้ไขเพิ่มเติม เช่น การบันทึกชื่อเด็กด้านหลังสูติบัตร การละเลยรายละเอียดเหล่านี้อาจส่งผลให้เอกสารไม่สามารถนำไปใช้ได้ในกระบวนการทางกฎหมายหรือธุรกรรมต่าง ๆ
สำหรับการแปลเอกสารที่ประเทศไทย เอกสารจะต้องผ่านการรับรองจากกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศไทย ก่อนนำมายื่นที่สถานกงสุลใหญ่ ณ ซิดนีย์ ในกรณีที่เอกสารจะถูกใช้ในหน่วยงานรัฐบาลของออสเตรเลีย ควรให้ผู้แปลที่ได้รับการรับรองจาก National Accreditation Authority for Translators and Interpreters Ltd. (NAATI) เป็นผู้ดำเนินการแปลเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความยอมรับของเอกสาร
เอกสารที่จำเป็นสำหรับการยื่นเรื่อง
สำหรับการรับรองคำแปลเอกสารจากภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ ผู้ยื่นจะต้องจัดเตรียมเอกสารต้นฉบับภาษาไทยและคำแปลภาษาอังกฤษที่ได้รับการลงลายมือชื่อรับรองโดยผู้แปล นอกจากนี้ สำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้เป็นเจ้าของเอกสารก็เป็นสิ่งจำเป็น หากไม่มีต้นฉบับมาแสดง จะต้องใช้สำเนาที่ได้รับการรับรองจากส่วนราชการที่ออกเอกสารนั้น พร้อมทั้งผ่านการรับรองจากกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
ในกรณีของเอกสารภาษาอังกฤษที่ต้องแปลเป็นภาษาไทย ขั้นตอนจะซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย เนื่องจากเอกสารต้นฉบับภาษาอังกฤษต้องได้รับการรับรองจาก Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) ของออสเตรเลียก่อนที่จะนำมายื่นขอรับรองคำแปล โดยเจ้าของเอกสารจะต้องจัดเตรียมเอกสารดังกล่าว พร้อมคำแปลภาษาไทยที่ได้รับการรับรองลายมือชื่อจากนักแปลมืออาชีพ
ขั้นตอนการยื่นเรื่องรับรองคำแปล
การยื่นขอรับรองคำแปลสามารถดำเนินการได้ทั้งด้วยตนเองที่สถานกงสุลใหญ่ ณ ซิดนีย์ และทางไปรษณีย์ สำหรับผู้ที่มายื่นเรื่องด้วยตนเอง กระบวนการจะเริ่มต้นจากการกรอกแบบฟอร์มคำร้องนิติกรณ์ให้ครบถ้วน ยื่นเอกสารทั้งหมด และชำระค่าธรรมเนียม กระบวนการนี้มักใช้เวลาเพียง 30 นาทีถึง 1 ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้บริการในขณะนั้น
สำหรับผู้ที่เลือกส่งเอกสารทางไปรษณีย์ จะต้องจัดส่งเอกสารพร้อมค่าธรรมเนียมในรูปแบบ Money Order และซองไปรษณีย์ส่งกลับที่จ่าหน้าซองถึงตนเองไปยัง Legalization Section, Royal Thai Consulate-General, Sydney สิ่งสำคัญที่ต้องระลึกคือ สถานกงสุลใหญ่ฯ ไม่รับผิดชอบกรณีเอกสารสูญหายหรือชำรุดระหว่างการส่งทางไปรษณีย์
ข้อควรระวังและคำแนะนำเพิ่มเติม
สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์ จะรับรองเฉพาะลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลหรือกระทรวงการต่างประเทศออสเตรเลียเท่านั้น ไม่รับรองข้อความในเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น ผู้ยื่นคำร้องควรตรวจสอบความถูกต้องของการแปลและเอกสารทุกส่วนก่อนยื่นเรื่อง หากต้องการความมั่นใจในคุณภาพของการแปล ควรเลือกใช้บริการนักแปลที่มีใบรับรองจาก NAATI ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล
นอกจากนี้ การยื่นเอกสารที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่ตรงตามข้อกำหนดจะทำให้กระบวนการรับรองล่าช้าหรืออาจถูกปฏิเสธ ดังนั้น ผู้ยื่นเรื่องควรศึกษาและปฏิบัติตามข้อกำหนดของสถานกงสุลอย่างเคร่งครัด
บทสรุป
การรับรองคำแปลเอกสารที่สถานกงสุลใหญ่ ณ นครซิดนีย์ เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญสำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานเอกสารอย่างเป็นทางการในประเทศออสเตรเลีย การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนและปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุ จะช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว ผู้ยื่นคำร้องควรให้ความสำคัญกับคุณภาพการแปลและเลือกใช้บริการนักแปลมืออาชีพ เพื่อให้เอกสารที่ได้รับการรับรองสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในทุกสถานการณ์
เกี่ยวกับนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรองของสมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) ได้ประกาศหลักเกณฑ์และคุณสมบัติผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “นักแปลรับรอง (Certified Translators) และผู้รับรองการแปล (Translation Certification Providers) และล่ามรับรอง (Certified Interpreters)” ของสมาคม หมวดที่ 9 และหมวดที่ 10 ในราชกิจจานุเบกษา ของสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ในสำนักนายกรัฐมนตรี แห่งราชอาณาจักรไทย ลงวันที่ 25 ก.ค. 2567 เล่มที่ 141 ตอนที่ 66 ง หน้า 100 อ่านฉบับเต็มได้ที่: นักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง
